Vedtekter

Møteklubbe

1.  Status

  1. Hospitality Sales and Marketing Association International Norway, forkortet til HSMAI Norway, er en del av Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA. Foreningen er registrert i Norge med eget Advisory Board, og har et årlig møte som velger norske styremedlemmer til HSMAI Region Europe som skal representere Norge.
  2. Vedtekter for HSMAI Norway skal til enhver tid være i tråd med vedtektene i Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA og HSMAI Region Europe.

2.  Formål og virksomhet

Formål og virksomhet skal følge HSMAI Region Europe formålsparagrafer som er som følger:

HSMAI Region Europe Vision:

The leading meeting place of the industry.

HSMAI Region Europe Mission:

The Hospitality Sales and Marketing Association International (HSMAI) Europe is committed to growing business for the hotel, event and travel industry and their partners, and is the industry’s leading advocate for intelligent, sustainable revenue growth on a local, national and European level. The association provides practical tools, latest insights, and cutting edge expertise to fuel sales, inspire marketing, and optimise revenue.

HSMAI Region Europe Values:

  • engaging
  • enabling
  • connecting

 

3.  Medlemskap

  1. Medlemskap i HSMAI Norway medfører samtidig medlemskap i Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA og HSMAI Region Europe.
  2. Aktivt medlemskap oppnås av personer som har sitt daglige virke i en nøkkelposisjon og/eller ledende stilling innen hotell, event og reiselivsnæringen, og som fortrinnsvis er beskjeftiget med ledelse, salg og/eller markedsføring.
  3. Den som har avsluttet aktiv tjeneste kan opprettholde sitt medlemskap som senior aktiv.
  4. Bedrifter og organisasjoner kan tegne aktivt medlemskap.
  5. Assosiert medlemskap kan tegnes av leverandører, så vel enkeltpersoner som bedrifter og organisasjoner, som det er naturlig for næringen å samarbeide med.
  6. Studentmedlemskap kan tegnes av høyskolestudenter.
  7. Høyskolepakke kan tegnes av høyskoler.

4.  Årlig møte

  1. Årlig medlemsmøte avholdes hvert år innen utgangen av av juni måned.
  2. Medlemmene innkalles av med minst to ukers skriftlig varsel til medlemmets oppgitte adresse eller e-post adresse. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på møtet. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. Administrasjonen og Advisory Boards skal utarbeide forslag til dagsorden.
  3. Møtet ledes av leder av National Advisory Board hvis ikke annet besluttes.
  4. Det ordinære møtet skal behandle:
    1. Årsoversikt og planer
    2. Økonomi
    3. Valg av National Advisory Boards medlemmer
    4. Behandling av forslag som er nevnt i innkallingen

Møtelederen skal sørge for at det føres referat fra møtet.

5. Stemmerett

  1. En beslutning fra møtet krever flertall av de avgitte stemmer, om ikke noe annet er bestemt i disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til, også når denne ikke har stemmerett.
  2. Aktivt medlemskap i HSMAI Norway gir stemmerett på møtet.
  3. Stemmeretten kan ikke utøves ved fullmektig.
  4. Assosiert medlemskap gir ikke stemmerett.
  5. Vedtektsendring

Beslutning om å endre vedtektene treffes på det årlige møtet. Beslutningen krever tilslutning fra minst 2/3 av de avgitte stemmer.

6. Kontingent

  1. Årlig kontingent for medlemmer fastsettes av Advisory Board hvert år etter innspill fra medlemmene og følger prisstrukturer som for HSMAI Region Europe.

7. Valg av National Advisory Board

  1. National Advisory Board består av minimum 5 medlemmer.
  2. Advisory Board medlemmene tjenestegjør i to år dersom annet ikke er avtalt. Minst to Advisory Boards medlemmer er på valg hvert år.
  3. Tjenestetiden regnes fra valget når annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av det årlige møtet i det året tjenestetiden utløper.
  4. Selv om tjenestetiden er utløpt, må Advisory Board medlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt.
  5. Et Advisory Board medlem har rett til å tre tilbake før tjenestetidens utløp dersom særlig grunn foreligger. Administrasjonen og øvrige Advisory Board medlemmer skal gis rimelig forhåndsvarsel.
  6. HSMAI National Advisory Board har rett til et antall medlemmer i HSMAI Region Europe styre. Det National  Advisory Board får automatisk en person, men får et ekstra medlem per 400 betalende medlem. Det tillates maksimum tre Advisory Board medlemmer per land.

8. Valgkomité

  1. Valgkomiteen skal bestå av avgått styreleder og/eller styremedlemmer og/eller Advisory Boards medlemmer og velges av det årlige møtet.
  2. Valgkomiteens oppgave er å foreslå kandidater til de ulike Advisory Board som står på valg på det årlige møtet.

9. National Advisory Board møter

  1. Advisory Board skal behandle saker i møte eller telefonmøter. Advisory Board møte innkalles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.
  2. Advisory Board lederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under Norge.

10. Beslutningsdyktighet National Advisory Board

  1. National Advisory Board kan treffe beslutning når minst tre av stemme givende medlemmene er til stede. En beslutning av Advisory Board krever at minst tre Advisory Board medlemmer har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for.
  2. Advisory Board kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle Advisory Board medlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

11. Referat

  1. Det skal føres referat fra møtene. Den skal angi tid og sted, deltakerne og beslutninger.
  2. Er beslutningen ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Advisory Board medlem og administrasjonen som evt.  ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i referatet.

12. Inhabilitet

Medlem av National Advisory Board eller administrasjonen må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noen sak som har særlig betydning for egen del eller for egen virksomhet eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk sær interesse i saken.

13. Finansiering

  1. HSMAI virksomhet finansieres ved:
    1. Medlemskontingent
    2. Bidrag fra bedrifter og enkeltpersoner.
    3. Tilskudd fra andre HSMAI

14. Oppløsning

  1. Etter oppgjør av alle forpliktelser, overføres HSMAI Norways midler til HSMAI Region Europe. Ved gjenopprettelse av et nytt HSMAI Norway innen fem år etter oppløsningen, skal disse midler tilbakeføres til den nyopprettede foreningen. I motsatt fall skal midlene benyttes av HSMAI Region Europe til felles tiltak for sine medlemsorganisasjoner.