Vedtekter

1.  Status

1. Hospitality Sales and Marketing Association International Chapter Norway, forkortet til HSMAI Chapter Norway, er en del av Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA. Foreningen er registrert i Norge med eget styre, og avholder egen generalforsamling.
2. Vedtekter for HSMAI Chapter Norway skal til enhver tid være i tråd med vedtektene i Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA og Hospitality Sales and Marketing Association International, Europe.

2.  Formål og virksomhet

HSMAI skal være reiselivets naturlige møteplass for impulser, kunnskapsutveksling og kontakt; et faglig forum og en uavhengig møteplass hvor reiselivets ledere og markedsførere fornyer kunnskap, gis internasjonale impulser og knytter personlige og yrkesmessige kontakter. Foreningen skal ikke drive næringsvirksomhet.

3.  Medlemskap

1. Medlemskap i HSMAI Chapter Norway medfører samtidig medlemskap i Hospitality Sales and Marketing Association International, Washington D.C., USA og HSMAI Europe.
2. Aktivt medlemskap oppnås av personer som har sitt daglige virke i en nøkkelposisjon og/eller ledende stilling innen reiselivsnæringen, og som fortrinnsvis er beskjeftiget med ledelse, salg og/eller markedsføring.
3. Den som har avsluttet aktiv tjeneste kan opprettholde sitt medlemskap som senior aktiv.
4. Bedrifter og organisasjoner innen reiselivet kan tegne aktivt medlemskap. Slikt medlemskap gir møterett for inntil syv navngitte ansatte, som får tilsendt medlemsinformasjon til bedriftens adresse eller e-post adresse. Medlemskapet forutsetter at bedriften/ organisasjonen utpeker en kontaktperson med ansvar for å holde sekretariatet orientert om hvem som til enhver tid skal motta informasjon tildelt på navn. Bedriftsmedlemskap for 20, 50 og 100 ansatte er også tilgjengelige.
5. Assosiert medlemskap kan tegnes av leverandører til reiselivet, så vel enkeltpersoner som bedrifter og organisasjoner, som det er naturlig for næringen å samarbeide med.
6. Studentmedlemskap kan tegnes av høyskolestudenter.
7. Høyskolepakke kan tegnes av høyskoler.

4.  Generalforsamling

1. Generalforsamlingen er foreningens høyeste organ.
2. Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av april måned.
3. Generalforsamlingen innkalles av styret med minst to ukers skriftlig varsel til medlemmets oppgitte adresse eller e-post adresse. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. Styret skal utarbeide forslag til dagsorden.
4. Ekstraordinær generalforsamling til behandling av særskilt sak innkalles av styret med minst én ukes skriftlig varsel etter styrevedtak eller når minst ¼ av de aktive medlemmene krever det.
5. Generalforsamlingen ledes av styrelederen, hvis ikke annet besluttes.
6. Den ordinære generalforsamlingen skal behandle:
   1. Årsberetning.
   2. Økonomi.
   3. Fastsettelse av kontingent.
   4. Valg av styreleder, styremedlemmer og vara medlemmer til styret.
   5. Valg av revisor.
   6. Valg av valgkomité.
   7. Behandling av forslag som er nevnt i innkallingen.
7. Andre saker, som ikke er meddelt medlemmene etter reglene om innkalling av generalforsamlingen, kan ikke avgjøres på møtet.
8. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra generalforsamlingen. I protokollen skal generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet av avstemningene. Fortegnelsen over de stemmeberettigede skal inntas i eller vedlegges protokollen. Protokollen undertegnes av møtelederen og en person valgt av generalforsamlingen.

5. Stemmerett

1. En beslutning av generalforsamlingen krever flertall av de avgitte stemmer, om ikke noe annet er bestemt i disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til, også når denne ikke har stemmerett.
2. Aktivt medlemskap i HSMAI Chapter Norway gir stemmerett på generalforsamlingen.
3. Bedriftsmedlemskap gir inntil fem stemmer, dog begrenset oppad til antall navngitte representanter for bedriften som er til stede på generalforsamlingen.
4. Stemmeretten kan ikke utøves ved fullmektig.
5. Assosiert medlemskap gir ikke stemmerett.
6. Vedtektsendring

Beslutning om å endre vedtektene treffes av generalforsamlingen. Beslutningen krever tilslutning fra minst 2/3 av de avgitte stemmer.

6. Kontingent

1. Årlig kontingent for aktive medlemmer fastsettes av generalforsamlingen hvert år etter forslag fra styret i HSMAI Chapter Norway. Med mindre annet vedtas, opprettholdes forrige års kontingent uforandret.
2. Årlig kontingent for bedriftsmedlemskap skal være fire ganger kontingenten for aktivt medlem og gjelder for opp til syv navngitte personer. Bedriften kan alternativt velge en pakke på 20 medlemmer der prisen tilsvarer en rabatt på ca.48% av et vanlig individuelt medlemskap. Tilsvarende er det ca. 50% rabatt ved 50 medlemmer og 53% ved 100 medlemmer.
3. Årlig kontingent for assosiert medlemskap skal være 1 ½ ganger kontingenten for aktivt medlemskap.
4. Årlig kontingent for assosiert bedriftsmedlemskap skal være fire ganger kontingenten for assosiert medlemskap.
5. Årlig kontingent for studentmedlemskap skal være ¼ av kontingenten for aktivt medlemskap.

7. Valg av styre

1. Styret består av fem valgbare medlemmer og to vara medlemmer som velges i nummer rekkefølge. Minst tre av styrets valgbare medlemmer skal være aktive og minst ett varamedlem skal være aktivt medlem.
2. Styremedlemmer tjenestegjør i to år. Minst to styremedlemmer og ett vara medlem står på valg hvert år. Ved suppleringsvalg kan kortere tjenestetid fastsettes.
3. Tjenestetiden regnes fra valget når annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper.
4. Selv om tjenestetiden er utløpt, skal styremedlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt.
5. Et styremedlem har rett til å tre tilbake før tjenestetidens utløp dersom særlig grunn foreligger. Styret skal gis rimelig forhåndsvarsel. Vara medlem rykker opp som fullt styremedlem frem til generalforsamlingen.
6. Styreleder velges av generalforsamlingen med flertall av de avgitte stemmer.
7. Styret velger selv sin nestleder blant de øvrige medlemmer.

8. Valgkomité

1. Valgkomiteen består av avgått/tidligere styreleder og to medlemmer som velges av generalforsamlingen, og som skal bestå av tidligere styreleder og tidligere styremedlemmer.
2. Valgkomiteens oppgave er å foreslå kandidater til styreverv som står på valg på den påfølgende generalforsamling.

9. Styremøter

1. Styret skal behandle saker i møte eller telefonmøter. Styremøte innkalles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Varamedlemmer skal innkalles og har møterett på styremøtene.
2. Styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Styremedlemmene og adm.dir. kan kreve at styret behandler bestemte saker.
3. Adm.dir. er styremedlem, men uten stemmerett.

10. Beslutningsdyktighet

1. Styret kan treffe beslutning når minst tre av stemme givende medlemmene er til stede. En beslutning av styret krever at minst tre styremedlemmer har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for.
2. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
3. Har et styremedlem forfall, rykker varamedlemmet opp som styremedlem.

11. Styreprotokoll

1. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Den skal angi tid og sted, deltakerne og styrets beslutninger.
2. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og adm. dir. som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
3. Protokollen skal underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Utskrift sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.

12. Inhabilitet

Medlem av styret eller administrasjonen må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noen sak som har særlig betydning for egen del eller for egen virksomhet eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk sær interesse i saken.

13. Signatur

Styreleder og adm.dir. tegner sammen foreningens firma.

14. Adm.dir.

1. Styret ansetter adm. dir.
   Adm. dir. står for den daglige ledelse av foreningens virksomhet.
2. Adm. dir. kan engasjere fast eller tidsbegrenset arbeidskraft innenfor vedtatte budsjettrammer.

15. Finansiering

1. Foreningens virksomhet finansieres ved:
   1. Medlemskontingent
   2. Bidrag fra bedrifter og enkeltpersoner.
   3. Tilskudd fra andre HSMAI- organisasjoner.
2. Foreningen kan oppta lån og ha eierinteresser i foretak innen reiselivsnæringen.

16. Oppløsning

1. Vedtak om oppløsing av HSMAI Chapter Norway treffes med flertall som for vedtektsendring på to påfølgende ordinære generalforsamlinger.
2. Etter oppgjør av alle forpliktelser, overføres foreningens midler til HSMAI Europe, hvor de innsettes på særskilt konto. Ved gjenopprettelse av et nytt HSMAI Chapter Norway innen fem år etter oppløsningen, skal disse midler tilbakeføres til den nyopprettede foreningen. I motsatt fall skal midlene benyttes av HSMAI Europe til felles tiltak for sine medlemsorganisasjoner.